ホームページを制作すると決まったら各部門から意見を聞き制作内容を決めたりしますが、この際に社内の調整がうまくいかないと思わぬトラブルを生むことなります。具体的にどのようなトラブルが予想されるのか、具体例を交えてご紹介します。
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ちなみに、ネイビーモバイルでは幸いにも大きなトラブルは一度もありません。
社内調整が必要な人
決裁権を持つ人がトップダウンで制作会社と交渉する場合は問題ありません。全ての可否や許可の権限を持つわけですから社内で調整不足によるトラブルになることは少ないはずです。
ホームページの制作時に社内調整を行う人
- 制作を任されている社内のWEB制作担当者
- 制作会社との窓口になっている担当者
自社でホームページを内製する場合も、制作会社に依頼する場合も社内調整の重要性は変わりません。
また、調整が必要ということはある程度の社員が在籍している会社と言えます。
各部門、現場、支店、支社などを有して、ホームページ制作の担当者が意見調整や必要工程の説明などを行うケースが多いのではないでしょうか。
では、具体的に社内の調整や意思疎通ができてないとどのようなトラブルが生じやすいのか具体例をご紹介します。
制作スケジュールの共有不足で予期せぬコストが発生した例
制作会社に依頼する場合、ある程度の制作内容の希望を出して、交渉と見積を行うケースが多いと思います。交渉の過程で具体的な掲載内容やデザインの方向性を確立させていき、制作がスタートします。
ここで大切なのは制作費はこの時点で取りまとめられた制作内容に基づいているという点です。
ありがちな例として制作が進行している中で制作内容に対して部門単位で再提案が上がってくるケースです。
制作スケジュールの共有ができていないと、制作がスタートしている最中でも次から次へと新たな提案が噴出してくる事があります。
また、交渉の段階で制作内容を部門単位から意見を収集していても、具体的に決まった制作内容を伝えていないと同様のケースに陥りがちです。
制作スケジュールをしっかり伝えて、提案受付の最終締め切りを共有しておく必要があると言えます。
制作の最中で受けた新たな提案によりコンテンツ量が大幅に増えたら、制作コストが上昇します。
制作費用の中でカバーできれば良いのですが、追加するコンテンツ量次第では追加費用が発生しかねません。
目的のはっきりしないホームページになる
ターゲットも戦略も決めてから、新たな提案を追加していくとホームページの戦略の軸がずれてしまうことがあります。
BtoCを顧客にする部門とBtoBを顧客にする部門ではターゲットが異なります。人事部門は新卒採用を全面に押し出したいかもしれません。
個人向けと法人向けと採用を軸とした学生向けのホームページでは戦略が違いメインでアピールしていく内容も違います。
何を伝えるか明確でないサイトは閲覧者の混乱を招くばかりか、成果に繋げにくくなります。
決裁権者との調整不足により完成間際でデザインがひっくり返る例
是非の最終判断を行う決裁権者がトップダウンで制作する場合は問題となることはありません。決裁権者と制作担当者が異なる場合はデザインにも細かな調整が必要です。
その理由ですが、デザインは個々の好みによる影響が大きいということ。完成が見えてきて決裁権を持つ人の最終チェックでデザインが好きじゃないと決裁が通らないケースです。
この場合、再デザインし直すことになり、レイアウトやサイト構成も変わってしまうこともあります。再デザインしたデザインテーマにこれまで使用していた写真が合わなければ新たに使用する写真の再撮影もあります。
このような例は決裁権者と担当者が異なる場合で発生しがちです。特に、決裁権者が激務で調整時間が取れなかったり、常に会社にいなかったりすると調整不足に陥りがちです。
デザインの方向性に違いが生まれやすいのは決裁権者が普段からネット利用を行っていなかったり、スマートフォンでのウェブ利用をしていないと多くなります。
担当者が考えるイメージ
- スマートフォン優先のデザイン
- ターゲットは20〜３０代の見込み客
- 親しみやすいデザイン
決裁権者が考えるイメージ
- ターゲットは40〜5０代の既存客
- スマートフォン利用を考慮していないレイアウト
- 企業らしさを全面に打ち出したデザイン
ダーゲットに訴求できなくなる
売上に貢献するために新規顧客の獲得を目指すのであれば、見込み客に訴求するホームページにします。担当者は当然その方向でデザインの方向性を決めて制作を進行させます。
ここで決裁権者には丁寧な説明が不足していると認識に違いが生じてきます。普段からネット利用をしていない人が決裁権となった場合、企業のホームページのデザインイメージは数世代前に主流であった堅苦しいデザインかもしれません。
決裁権が作りたいのはカッコよくてクールなデザインのホームページかもしれません。
このような認識のズレをなるべく少なくできるように、決裁権を持つ人と定期的に報告と許諾をえるようにするべきでしょう。
完成間際や完成後の再デザインは、場合によっては作り直しに近い作業工程を踏み、新たなコストを発生しかねません。
写真にまつわる調整不足が生むトラブル例
ホームページには写真がつきものですが、調整不足により大きく分けて２つのトラブルの原因となり、新たなコストを発生させる要因になりかねます。
１．モデルになった社員やスタッフが退社
よくあるトラブルとして写真のモデルとなっている社員やスタッフが退社してしまうケースです。退社後の写真の掲載に関して取り決めを行っていないと写真の差し替えや再撮影という新たなコストを発生させてしまいます。
特に、トップページや重要なコンテンツで使用している写真が使えなくなってしまうと、閲覧者えの訴求効果に大きく影響してきます。
対策
このような写真の肖像権にまつわるトラブルを防ぐには以下の対策が有効です。
- 顔が写り込んでいない写真を用意しておく
- 違うスタッフによる別バージョンの写真を容易しておく
- 書面での取り決めを行っておく
- 経営者親族やプロモデルを起用
最も安全なのは顔が写り込んでいない写真を使うことです。製品や会社の写真を顔が写り込まない形でうまく伝えられるようにする必要がありますが、後々のトラブルは少なくなります。
会社の経営者自信やプロモデルを起用することも検討します。プロモデルであれば肖像権に関する取り決めをしっかり行いますので、社員の退社で写真が使えなくなるというトラブルとは無縁になります。
２．写真撮影作業の調整と協力要請
複数店舗や支店が存在する場合は細かな社内調整が必要となります。特に店舗では躊躇となります。
店舗外観の撮影ではお客さまの車が写り込まないようにします。内観の撮影にも営業に影響が生じないようにします。このような理由から休店日や営業時間前に撮影することが多くなります。
内観イメージを伝える写真を撮影する場合はモデルとなる人物を撮影日に用意しなければなりません。営業時間前の撮影なら早朝から依頼を受けてくれる人物を確保しなければなりませんし、休店日であれば休日対応してくれるスタッフのスケジュールを抑えます。
店舗の撮影や人物・モデルを起用した撮影には関係する方々の協力が不可欠です。事前に余裕を持ったスケジュールの伝達が必要と言えます。
軌道修正に対応したスケジュールを意識する
制作が進行している中でコンテンツや作業が追加されることは多々あります。根本的な軌道修正を行い、再ディレクションを必要とするケースもあります。こうした場合、制作期間やコストにも少なからず影響してきます。スケジュール調整がうまく行かず、工程がずれたりすることも珍しくありません。
こうしたケースを想定して制作スケジュールに余裕をもたせることも必要です。
予備費を意識する
制作予算を確定させる段階で予備費を確保しておくのもスムーズな進行に役立ちます。
予算を切り詰めて過度なコストダウンをしてしまうと、制作会社側も追加作業のコストを負担する余力を確保できない場合もあります。こうしたケースに対応できるように予備費を設けておくと安全です。予備費が確保できない場合はホームページの運用費の一部を当てて補うことも検討でします。また、ホームページ運用は宣伝活動の一角として広報費から補うことも検討できます。
店舗撮影の際にクリーニングを急遽行うことになった。破損部分を修繕した。店内小物を購入した。などなど、こだわりだすと細かな出費が加算できます。これをホームページ制作のコストとして見込んでおくと後々のトラブルを少なくできます。
意見や提案が噴出することは良いこと
制作が進行している中でも次から次へと意見や提案が噴出するということは、それだけ熱量があるということではないでしょうか。よりよいホームページを完成させたい思いの現れでもあります。うまく意見を調整することでクオリティの高いホームページができるはずです。
ホームページ制作会社の選定の目安としても
このようなトラブルを初めてホームページを制作する担当人が事前に予測するのは難しいものです。
ホームページ制作会社も起こり得る問題まで含めて担当者に丁寧に説明する必要があります。
ホームページ制作会社を選定する際は担当となった方が行う作業や、その際に起こり得るトラブルまで含めて丁寧に説明してくれるか意識してみましょう。丁寧に説明してくれる制作会社であれば担当者が社内で行うべきことや、進行方法のアドバイスもしっかりおこなってくれるはずです。
ホームページ制作は制作費ばかりに目が行きがちですが、このような観点を持って制作会社選びを行うのも大切ではないでしょうか。
さいごに
今回ご紹介した例はある程度の規模感のある会社のケースですが、調整不足による細かな社内のトラブルはどんな規模の会社でも起こり得ます。
意見調整、スケジュール調整、予算調整、権利調整など、社内調整をしっかり行うことはスムーズなホームページ制作に不可欠と言えます。